Surat dan Arsip OSIS

 

Surat dan Arsip OSIS

TATA PERSURATAN DAN KEARSIPAN

A.     Beberapa Pengertian

Guna memudahkan pemahaman terhadap tata persuratan dan kearsipan perlu diberikan beberapa pengertian sebagai berikut :

1. Surat adalah suatu sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh satu pihak kepada piha
2. Surat dinas adalah surat yang berisi hal penting brkenaan dengan administrasi , pemerintahan dan pembangunan yang dibuat oleh lembaga pemerintahan.
3. Nota Dinas adalah surat yang dibuat oleh atasan kepada bawahan atau oleh bawahan kepada atasan atau setingkat yang berisikan catatan singkat tentang suatu pokok persoalan
4. Memo adalah catatan singkat yang diketik atau ditulis tangan oleh atasan kepada bawahan tentang pokok persoalan
5. Surat pengantar adalah surat yang ditujukan kepada seseorang atau pejabat yang berisi penjelasan singkat tentang surat dokumen dan/atau barang, bahan lain yang
6. Surat kawat atau telegram adalah surat singkat dengan menggunakan kata kata biasa dan/atau kata kata sandi mengenai suatu hal yang perlu cepat di selesaikan dan disampaikan melalui
7. Surat keputusan merupakan surat yang berisi keputusan tentang suatu hal yang ditetapkan oleh pejabat yang berwenang untuk
8. Surat edaran merupakan surat yang berisi penjelasan atau petunjuk tentang cara pelaksanaan suatu peraturan perundang-undangan dan/atau perintah yang tg telah
9. Surat undangan merupakan surat pemberitahuan kepada seseorang untuk menghadiri suatu acara pada waktu dan tempat yang telah di
10. Surat tugas adalah surat yang berisi penugasan dari pejabat yang berwenang kepada seseorang untuk melaksanakan suatu
11. Surat kuasa adalah surat yyang berisis kewenangan penerima kuasa untuk bertindak atau melakukan suatu kegiatan atas naka pemberi
12. Surat pengumuman merupakan surat yang berisi pemberitahuan mengenai suatu hal yang ditujukan kepada para pegawai atau masyarakat
13. Surat pernyataan adalah surat yang menyatakan kebenaran suatu hal disertai pertanggung jawaban atas pernyataan
14. Surat keterangan adalah surat yang berisi keterangan mengenai suatu hal agar tidak menimbulkan
15. Berita acara adalah surat yang berisi laporan tentang suatu kejadian atau peristiwa mengenai waktu kejadian, tempat kejadian, keterangan, dan petunjuk lain sehubungan dengan kejadian atau peristiwa
16. Penerima surat atau pengirim surat adalah petugas yangg menerima surat masuk atau mengirim surat
17. Pengarah surat adalah pimpinann satuan kerrja yang menangani surat menyurat dna kearrsipan atau petugas ysng ditunjuk untuk mengarahkan surat sesuai dengan
18. Pengolah surat adalah petugas yang mengolah atau yang menyelesaikan isi surat.
19. Penata arsip adalah petugas yang melaksanakan penataan
20. Pengurusan Surat

Pengurusan surat merupakan bagian dari administrasi kantor sekolah dan dilaksanakan oleh petugas tata usaha sekolah.

Pengurusan surat meliputi mencatat, mengarahkan dan mengendalikan surat baik surat masuk maupun surat keluar.

1)  Pengurusan Surat Masuk

Proses pengurusan surat masuk dilaksanakan oleh petugas tata usaha sekolah. Banyaknya petugas di sesuaikan dengan kebutuhan. Urusan kerjanya: menerima surat masuk dan mengecek kebenaran alamatnya, membubuhkan tanda tangan atau paraf pada buku ekspedisi pengantar surat, kemudian memilah surat untuk memisahkan surat dinas dan pribadi, memilah surat dinas atas dasar rahasia (tertutup) dengan tidak rahasia (terbuka). Begitu juga membuka surat surat yang tidak rahasia mengeluarkan dari sampulnya,

memilah surat surat yang penting dan tidak penting (rutin), dan menyampaikan surat dinas yang sudah dipilah kepada petugas pencatat surat.

Selanjutnya proses pengurusan surat dilaksanakan melaui kegiatan- kegiatan pengurusan surat masuk biasa (rutin), penting dan rahasia (tertuttup).

a.                       Pengurusan Surat Masuk Biasa (Rutin)

Pengurusan surat biasa tidak menggunakan kartu sebagai sarana pencatat surat, melainkan menggunakan lembar pengantar surat rutin.

Setiap surat yang diterima oleh satuan kerja yang menangani surat menyurat dan kearsipan dikelompokkan berdasarkan instansi atau satuan kerja asl surat. Selanjutnya masing masing kelompok surat dicatat pada lembar pengantar surat berdasarkan satuan kerja pengolah surat yang bersangkutan.

Prosedur pengurusan surat biasa dilaksanakan sebagai berikut :

1. Penerima surat bertugas :
2. Menerima surat masuk dan memeriksa kebenaran alamat;
3. Membubuhkan paraf atau tanda tangan pada buku ekspedisi pengantar surat;
4. Memilah surat antara surat dinas dan surat pribadi;
5. Memilah surat dinas antara yang bersifat rahasia dan yang tidak bersifat rahasia;
6. Membuka surat yang tidak bersifat rahasia, memilah antara surat biasa dan surat penting, meneliti kelengkapan lampiran jika ada, dan membubuhkan cap/stempel penerimaan, serta menuliskan tanggal dan nomor urut tiap
7. Pencatat surat bertugas :
8. Menerima surat dari pengirim surat;
9. Mencatat surat dalam lembar pengantar surat biasa (rutin) rangkap dua;
10. Menyampaikan surat beserta lembar pengantar rangkap dua kepada pengarah
11. Pengarah surat bertugas :
12. Menerima surat beserta lembar pengantar surat;
13. Meneliti surat apakah sesuai dengan lemvar pengantar;
14. Menyampaikan surat beserta lembar pwengantar rangkap dua kepada petugas tata usaha pengolah surat;
15. Menerima kembali satu lembar pengantar asli dari petugas tata usaha pengolah surat dan
16. Petugas tata usaha pengolah surat bertugas :
17. Menerima dan meneliti surat dan lembar pengantar rangkap dua yang diterima dari pengarah surat;
18. Memaraf lembar penganraer dan mengembalikan satu lembar pengantar asli kepada pengarah surat;
19. Menyimpan lembar pengantar kedua;
20. Menyampaikan surat disertai lembar disposisi rangkap dua kepada pimpinan pengolah
21. Pimpinan pengolah surat bertugas :
22. Menerima surat dan lembar disposisi dari petugas tata usaha pengolah surat;
23. Memberikan disposisi kepada pelaksana pengolah

b.  Pengurusan Surat Masuk Penting

Suatu surat diidentifikasi sebagai surat penting apabila :

1. surat yang bersangkutan terlambat sampai di unit pengolah sehingga dapat berakibat terganggunya kelancaran pekerjaan;
2. surat tersebut hilang atau terlambat sampai di unit pengolah sehingga dapat menimbulkan kerugian yang berarti;
3. surat tersebut memerlukan tindak lanjut;
4. surat tersebut mempengaruhi kelanjutan hidup organisasi yang bersangkutan; dan/atau
5. surat tersebut hilang sehingga sulit memperoleh informasi tentang surat itu di tempat

Prosedur pengurusan surat penting dilaksanakan sebagai berikut

1. Penerima surat melaksanakan tugas
2. Menerima surat masuk dan memeriksa kebenaran alamat;
3. Membubuhkan paraf atau tanda tangan pada bukunekspedisi pengantar surat;
4. Memilih surat antara surat dinas dan surat pribadi;
5. Memilih surat dinas yang bersifat rahasia dan yang tidak bersifat rahasia;
6. Membuka surat yang tidak bersifat rahasia, memilah antara surat biasa dan surat penting, meneliti kelengkapa lampiran jika ada, dan membubuhkan cap/stempel penerimaan, serta menuliskan tanggal dan nomor urut tiap
7. Pencatat surat bertugas :
8. Menerima surat penting dari petugas penerima surat;
9. Mencatat surat penting pada kartu kendali;
10. Menyampaikan surat beserta kartu kendali rangkap tiga kepada pengarah
11. Pengarahan surat bertugas :
12. Menerima surat beserta kartu kendali rangkap tiga dari pencatat surat dan meneliti kebenaran pengisi kartu kendali;
13. Menentukan kessatuan kerja dengan cara memlilih surat yang harus di arahkan, dengan menuliskannya pada kolom pengolahan yang tercantum dalam kartu kendali;
14. Menyampaian surat beserta kartu kendali pada oetugas tata usaha penelola surat;
15. Menerima kembali kartu kendali dari petugas tata usaha pengolah lembar kartu kesatu dan kedua;
16. Menyampaikan kartu kendali lembar kedua kepada penata arsip;
17. Menyimpan kartu kendali lembar
18. Penata arsip bertugas :
19. Menerima kartu kendali lembar kedua dari pengarah surat dan menyimpan di dalam file kartu kendali; dan
20. Menerima kartu kendali lembar ketiga bersama surat aslinya dari unit pengolah untuk disimpaan kalau sudah inaktif serta menyerahkan kartu kendali lembar kedua kepada petugas tata usaha pengolah surat.
21. Petugas tata usaha pengolah surat bertugas :
22. Menerima surat beserta kartu kendali rangkap tiga dari pengarah surat;
23. Memaraf kartu kendali pada kolom paraf dan mengembalikan kartu kendali lembar kesatu dan kedua kepada pengarah surat;
24. Menyimpan kartu kendali lembar ketiga;
25. Menyampaikan surat kepada pimpinana pengolah surat dengan dilampiri lembar disposisi rangakap
26. Menerima kembali surat dari pimpinan pengolah surat dan meneruskannya kepada pelaksana pengolah surat sesuai dengan isi disposisi; dan
27. Menyimpan lembar disposisi kedua;
28. Pimpinan pengolah surat bertugas:

a.Menerima surat dari petugas tata usaha pengolah surat; b.Memberikan disposisi pada lembar disposisi surat rangkap dua; dan

1. Menyampaikan suart kepada tugas tata usaha pengolah surat untuk diteruskan ke pelaksana pengolah surat agar diproses sesuai dengan isi disposisi surat.
2. Pelaksana pengolah surat bertugas :

a.Menerima surat yang sudah dilampiri lembar disposisi pimpinan pengolah surat

b.Mempelajari   dan   meproses   surat                   selanjutnya          sesuai                   dengan disposisi pimpinan pengolah surat; dan

1. Menyampaikan hasil pengolah surat kepada pimpinan pengolah surat melalui petugas tata usaha pengolah surat.

Prosedur pengurusan surat rahasia dilaksanakan sebagai berikut:

1. Penerima surat melaksanakan tugas:
2. Menerima surat masuk dan memeriksa kembali alamat;
3. Membubuhkan paraf atau tanda tangan pada buku ekspedisi pengantar surat;
4. Memilih surat antara surat dinas dan pribadi;
5. Memilih surat dinas antara yang bersifat rahasia dan yang tidak bersifat rahasia;
6. Membuka surat yang tidak bersifat rahasia, memilih antara surat biasa dan surat penting, meneliti kelengkapab lampran jika ada, dan membubuhkan cap/stempel penerimaan, serta menuliskan tanggal dan nomor urut tiap
7. Mencatat surat bertugas:
8. Mencatat nomor dan tanggal surat rahasia pada lembar surat rahasia rangkap dua;
9. Menyampaikan surat dalam keadaan tertutup bersama lembar pengantar kepada petugas tata usaha pengolah
10. Pengarah surat bertugas :
11. Menerima surat   dalam    keadaan tertutup       bersama           lembar pengantarnya;
12. Menyampaikan surat dalam keadaan tertutup bersama lembar pengantar pada petugas tata usaha pengolah
13. Petugas tata usaha pengolah bertugas :
14. Menerima surat   dalam    keadaan tertutup       bersama           lembar pengantar rangkap dua dari pengarah surat;
15. Memaraf lembar pengantar surat rahasia dan menyampaikan kembali satu lembar pengantar tersebut kepada pengarah surat;
16. Menyimpan satu lembar pengantar surat rahasia;
17. Menyampaikan surat   dala   keadaan tertutup               disertai         lembar disposisi rangkap dua kepada pimpinan pengolah surat;
18. Menerima kembali surat yang di anggap tidak rahasia lagi dengan disposisi pimpinan pengolah surat sesuai dengan isi
19. Pimpinan pengolah surat bertugas:
20. Menerima surat dalam keadaan tertutup dari petugas tata usaha pengolah surat;
21. Membuka surat tersebut dan membaca isinya;
22. Menyimpan surat yang bersifat rahasia;
23. Memberikan disposisi kepada pelaksana pengolah surat untuk surat yang di anggap tidak rahasia lagi;
24. Menyampaikan surat dan disposisi kepada petugas tata usaha pengolah surat untuk di teruskan kepada pelaksana petugas surat yang bersangkutan;
25. Petugas tata usaha pengolah surat memproses surat tersebut sebagai surat penting dengan menggunakan kartu
26. Pelaksana pengolah surat bertugas :
27. Menerima dan mempelajari surat dan disposisi dari pengolah/ pimpinan satuan organisasi;
28. Melaksanakan pengolahan sesuai disposisi;
29. Menyampaikan hasil pengolahan kepada pengolah/pimpinan.

2)  Pengurusan surat keluar

1. Pengurusan surat keluar meliputi pencatatan pada lembar pengantar rutin untuk surat rutin, kartu kendali untuk sarat penting, dan lembar pengantar rahasia untuk surat
2. Surat keluar dibagi atas tiga golongan, yaitu:
3. Surat biasa;
4. Surat penting; dan
5. Surat rahasia.
6. Pengurusan surat keluar dimulai sejak pembuatan konsep surat sampai dengan
7. Surat dinas keluar dibuat dengan menggunakan lembar konsep
8. Surat rahasia ditangani dari awal sampai dengan pengiriman atas tanggung jawab sepenuhnya pimpinan pengolah
9. Pada dasarnya pengiriman surat keluar harus melalui satu
10. Kode surat

C.    Uraian Tentang Format Pengurusan Surat

1. Pengurusan surat meliputi: mencatat, mengarahkan, dan mengendalikan surat baik surat masuk maupun surat
2. Pengurusan Surat Masuk Urusan kerja pengurusan surat masuk, yaitu: menerima surat masuk dan mengecekkebenaranalamatnya, membubuhkan tanda tangan/ paraf pada buku ekspedisi peng antar surat, kemudian memilih surat untuk memisahkan surat dinas dan surat pribadi, memilih surat dinas atas dasar rahasia (tertutup) dengan tidak rahasia (terbuka).
3. Pengurusan surat masuk dibagi menjadi dua, yaitu:
4. Pengurusan surat masuk biasa (rutin)

Pengurusan surat biasa tidak menggunakan kartu sebagai sarana pencatat surat, melainkan menggunakan lembar pengantar surat rutin. Setiap surat yang diterima oleh satuan kerja yang menangani surat menyurat dan kearsipan dikelompokkan berdasarkan instansi atau satuan kerja asal surat. Selanjutnya, masing-masing kelompok surat dicatat pada lembar pengantar surat berdasarkan satuan kerja pengolah surat yang bersangkutan.

1. Pengurusan surat masuk penting

Surat diidentifikasi sebagai surat penting apabila:

1. Surat terlambat sampai di unit pengolah sehingga dapat berakibat terganggunya kelancaran pekerjaan;
2. Surat hilang/ terlambat sampai di unit pengolah sehingga dapat menimbulkan kerugian;
3. Surat memerlukan tindak lanjut;
4. Surat mempengaruhi kelanjutan hidup organisasi yang bersangkutan;
5. Surat hilang sehingga sulit memperoleh informasi tentang surat tersebut di tempat

D.     Pengelolaan Arsip

Arsip Sebagai pusat ingatan, sumber informasi, dan sumber penelitian. Arsip harus dikelola dengan cara:

1. Sistem penataan/penyimpanan arsip, yaitu dengan menggunakan:
2. Sistem masalah
3. System abjad
4. System tanggal
5. System wilayah
6. Arsip pasif penting dan permanen, harus dirawat dan dijaga agar terjamin keamanan dan keutuhannya, antara lain, arsip-arsip yang menyangkut SK pengangkatan Pengurus OSIS,
7. Untuk mencegah penumpukan arsip yang tidak berguna, dilakukan penyusutan/pemusnahan arsip yang tidak berguna dengan prosedur yang berlaku sesuai dengan PP No.34 Tahun 1979 tentang Penyusutan

E.     Jenis Surat dan Susunannya

1. Menurut kepentingan dan pengirimnya
2. Surat pribadi, yaitu dikirimkan sesorang kepada orang lain atau kepada organisasi/lembaga. Kalau surat ditujukan kepada teman atau keluarga, format penulisan dan bahasa relatif bebas. Akan tetapi bila ditujukan kepada organisasi atau lembaga maka bentuk dan bahasa yang digunakan harus resmi, misalkan surat lamaran keja, pengaduan, pengajuan mutasi, kenaikan pangkat,
3. Surat dinas, yaitu digunakan instansi pemerintah untuk kepentingan administrasi
4. Surat niaga, yaitu dipergunakan oleh perusahaan atau badan
5. Surat sosial, yaitu digunakan oleh organisasi kemasyarakatan yang bersifat nonprofit.
6. Menurut isinya

Surat dapat dikelompokkan menjadi pemberitahuan, keputusan, pemerintah,                    panggilan,                             perjanjian,           laporan,                             pengantar, peringatan, penawaran, pesanan, undangan dan lamaran pekerjaan.

1. Menurut sifatnya
2. Biasa yaitu isi dapat diketahui oleh orang lain selain yang
3. Terbatas (konfidensial) yaitu isi hanya boleh diketahui oleh kalangan tertentu yang terkait
4. Rahasiayaitu isinya hanya boleh diketahui oleh orang yang
5. Berdasarkan banyaknya sasaran

Surat dapat dikelompokkan menjadi biasa, edaran dan pengumuman.

1. Berdasarkan tingkat kepentingan penyelesaiannya Surat terbagi atas biasa, kilat dan kilat
2. Berdasarkan wujudnya

Surat terbagi atas bersampul, kartu pos, warkat pos, telegram, teleks, faksimile, memo dan nota.

1. Berdasarkan ruang lingkup sasarannya Surat terbagi atas intern dan
2. Susunanya
3. Objektif
4. Sistematis
5. Singkat, Jelas masalahnya, alamat tujuan dan alamat pengirim
6. Lengkap isinya
7. Sopan
8. Wujud fisik   yang   menarik   (kualitas kertas,bentuk surat,ketikan      dan sebagainya)
9. Bahasa Surat Menggunakan bahasa yang komunikatif, dapat di mengerti artinya oleh penulis surat
10. Bahasa baku/resmi, yakni sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia